Manter a acuracidade do estoque de uma empresa tem se tornado uma tarefa cada vez mais desafiadora, afinal, é preciso buscar uma melhoria constante no atendimento ao cliente e, ao mesmo tempo, reduzir custos operacionais.
Aliar esses dois objetivos pode ser mais fácil quando o gestor faz um acompanhamento de indicadores logísticos importantes para o seu negócio, conseguindo não apenas monitorar como estão os processos, como também identificar falhas que podem ser ajustadas a tempo de não causarem grandes prejuízos.
Existem muitos KPIs para monitoração de estoque, porém, existe um indicador de extrema relevância, a Acuracidade de Estoque. É sobre esse KPI que vamos tratar agora!
O que é acuracidade de estoque?
O termo “acuracidade” tem origem na palavra inglesa “accuracy” e traz em seu significado a ideia de precisão. Em Logística, significa ter informações exatas sobre os produtos estocados, ou seja, ter uma equivalência entre o que está registrado no sistema e o que realmente consta no armazém físico.
Na prática, essa precisão quer dizer que quando um funcionário for para o local do registro, a peça estará lá, no local exato, na quantidade registrada por lote ou número de série e rotulada corretamente.
Nesse sentido, a Acuracidade de Estoque indica o nível de qualidade e confiabilidade da informação contida nos sistemas de controle de estoque, em relação à existência física dos itens. Nos casos em que essa informação não confere com o saldo real, dizemos que o inventário não é confiável ou não tem acuracidade.
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Porque a acuracidade de estoque é importante?
Manter uma alta acuracidade significa garantir uma visualização confiável e atualizada do seu estoque, seja ele em um armazém, local de fabricação ou loja. Mas não basta apenas disponibilizar essas informações para a equipe do escritório e indivíduos selecionados.
Para garantir uma operação eficiente, todo trabalhador que interage com seu estoque deve ter visibilidade do inventário em tempo real, o que permite a previsão de demanda. O impacto disso pode atingir outras áreas, tais como:
Atendimento mais preciso dos pedidos
A partir do momento em que um novo pedido é recebido, a equipe precisa de dados confiáveis para separar, embalar e enviar com precisão. Seu nível de acuracidade determinará a rapidez com que essas tarefas podem ser executadas e quão propensas a erros estarão.
Vale acrescentar que a acuracidade será um fator significativo para garantir a agilidade na entrega, que hoje é um fator crucial para qualquer negócio competitivo e tem um efeito tangível na satisfação do cliente e na sua retenção.
Armazenagem acurada
No nível operacional, alcançar a precisão dos dados de estoque significa que a equipe pode realizar tarefas diárias de maneira mais produtiva e eficiente. Um ponto de dor comum em uma operação intralogística é que os trabalhadores precisam gastar tempo percorrendo o estoque em busca de itens que foram extraviados, quebrados, esgotados ou que já expiraram e não estão aptos para venda. Com um estoque preciso, esses desafios podem ser mitigados.
Rotativos confiáveis de estoque
Fechar o armazém ou empresa para fazer uma única contagem anual é coisa do passado. Aqui trata-se de um benefício de mão dupla: ao contar o estoque corretamente, obtemos acuracidade e, com maior acuracidade, podemos contar com mais eficiência. O truque para alcançar isso é contar com as tecnologias e processos corretos.
Se seu método de contagem atual envolve pausar a operação, abrindo brechas para o atraso no atendimento de pedidos, você está perdendo eficiência. Sistemas de gestão de estoque e o coletor RF podem dar a você a capacidade de contar periodicamente zonas e produtos designados, mantendo suas operações em funcionamento.
Economia de custos
A economia de custos é inevitável quando você tem uma força de trabalho mais produtiva que pode atender pedidos com maior eficiência e com precisão. Sua equipe está fazendo mais com menos erros – economizando tempo e dinheiro.
Redução de perdas
Quando você procura ter uma alta acuracidade de estoque, automaticamente está trabalhando para reduzir as perdas no estoque, as quais são responsáveis por um grande prejuízo financeiro.
Basicamente, se uma operação prioriza a alta acuracidade de estoque, fazendo contagens frequentes, o gestor consegue identificar perdas e divergências e fazer os ajustes necessários para evitar que ocorram novamente. Caso contrário, essas perdas podem se acumular e os prejuízos podem ser grandes.
Para se ter uma ideia do quanto a acuracidade tem ligação direta com a saúde financeira de uma empresa, só no ano de 2022, segundo a Pesquisa Abrappe de Perdas no Varejo divulgada pela Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (Abrappe), o índice médio de perdas foi de 1,48%.
Esse percentual representou R$ 31,7 bilhões perdidos no varejo restrito. Setores como mercado (3,07%), supermercados convencionais (2,37%), perfumarias (2,33%), artigos de esporte (1,65%) e lojas de calçados (1,09%) foram especialmente impactados na lucratividade devido às perdas.
Dentre as causas principais estão: quebra operacional (28,73%), furto externo (16,62%), erros de gestão de inventário (9,61%), furto interno (6,77%) e erros administrativos (6,63%). Tais perdas poderiam ser evitadas se as empresas buscassem alcançar o máximo de Acuracidade de Estoque.
Tomada de decisões mais assertivas
Em linhas gerais, se as informações sobre o estoque não forem confiáveis, o gestor não conseguirá tomar decisões assertivas e isso afetará também os setores de Produção, Compras e Vendas, já que os mesmos precisam saber a real situação do estoque para desenvolver o seu trabalho.
Como medir a acuracidade do estoque?
Afinal, como se calcula a acurácia? O cálculo da Acuracidade de Estoque pode ser feito avaliando-se cada item separadamente ou o total armazenado. Para ambos os casos, basta dividir o número contabilizado no estoque físico pelo que consta no sistema e multiplicar por 100.
Acuracidade de Estoque = Nº de itens contabilizados no estoque / Nº de itens que constam no sistema x 100
Por exemplo, se na contagem no estoque constatou-se que há 120 unidades de determinado item e o sistema mostra 135, o cálculo seria 120÷135 = 0,88 que, ao ser multiplicado por 100, dá um índice de acuracidade de 88%.
O valor ideal pode depender tanto do tipo de mercadoria quanto da natureza do negócio, contudo, o percentual mais adequado seria o mais próximo de 100%. As boas práticas de mercado recomendam um valor acima de 95%.
Confira: Os principais KPIs da logística
Qual é o nível ideal de precisão no controle de estoque?
A acuracidade ideal depende do tipo de mercadoria e do setor em que a empresa atua. Para itens de alto valor ou com grande rotatividade, o ideal é manter a acuracidade o mais próxima de 100%. No entanto, muitos especialistas consideram 95% um nível aceitável para a maioria das operações.
Manter uma alta precisão no controle de estoque garante eficiência no atendimento de pedidos e evitar sobrecarga no estoque, que pode gerar custos desnecessários e perdas de receita.
Como melhorar a acuracidade de estoque?
Para melhorar a acuracidade de estoque, é fundamental adotar um conjunto de boas práticas e tecnologias que ajudam a evitar erros, otimizar processos e garantir que o inventário físico corresponda aos registros digitais. A seguir, estão algumas estratégias eficazes para aumentar a precisão do seu estoque:
1. Realize contagens cíclicas de estoque
Em vez de realizar um inventário físico completo apenas uma vez ao ano, as contagens cíclicas dividem o estoque em partes menores e permitem revisões periódicas em intervalos curtos.
Dessa maneira, possíveis discrepâncias são identificadas rapidamente, antes que causem grandes impactos financeiros ou operacionais. Com o uso dessa técnica, os processos de contagem podem continuar sem a necessidade de interromper a operação.
2. Automatize a gestão de estoque com sistemas ERP
O uso de um Sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) otimiza o controle de estoque e aumenta a acuracidade. Essas plataformas integram todos os processos operacionais em um único sistema.
Ao proporcionar uma visão em tempo real do estoque, o que facilita o rastreamento de produtos e a atualização imediata de dados sempre que houver movimentação.
Um sistema ERP eficaz permite a redução de falhas manuais, garantindo que entradas, saídas e transferências de itens sejam registradas automaticamente, promovendo a precisão das informações.
3. Implemente tecnologia de rastreamento de produtos
Tecnologias como RFID (Identificação por Radiofrequência) e código de barras são essenciais para melhorar o rastreamento de produtos e garantir que cada item seja identificado corretamente.
Esses sistemas permitem que os produtos sejam monitorados em tempo real, desde o momento da chegada ao armazém até a sua saída. A leitura automática desses dados por dispositivos como coletores RF reduz a dependência de registros manuais, diminuindo significativamente os erros humanos e aumentando a acuracidade.
4. Capacite a equipe e implemente procedimentos padronizados
Para melhorar a acuracidade do estoque, é importante que todos os colaboradores envolvidos no processo de manuseio e controle dos produtos estejam bem treinados.
Eles precisam compreender os procedimentos de conferência, armazenamento e retirada de itens para garantir que todas as movimentações sejam registradas de forma correta e consistente.
Além disso, é essencial padronizar os processos, estabelecendo regras claras para registro de dados, etiquetagem de produtos e conferência de mercadorias.
5. Reduza o manuseio excessivo dos produtos
Quanto mais um produto for manipulado durante seu ciclo de vida no armazém, maior a chance de que ocorra um erro de registro ou extravio. Para melhorar a acuracidade, busque reduzir ao máximo o número de vezes que um item precisa ser manuseado.
Isso pode ser feito com uma reorganização do layout do armazém, utilizando tecnologia de automação para otimizar a movimentação de produtos e agilizar os processos logísticos.
Erros comuns que afetam a precisão do estoque
Erros comuns que afetam a acuracidade de estoque podem ser atribuídos a falhas humanas, processos ineficientes e o uso inadequado de tecnologias.
Um dos principais problemas está no registro manual de entradas e saídas de mercadorias, onde erros de digitação ou omissões de informações importantes, como a quantidade de produtos e o local de armazenamento, geram discrepâncias entre o que está no sistema e o estoque real.
A falta de padronização nos processos de conferência e movimentação também agrava essa situação, já que procedimentos diferentes podem resultar em informações inconsistentes e falhas no controle.
Outro fator que prejudica a precisão do estoque é o manuseio excessivo dos produtos, que aumenta as chances de perda, danos ou registros incorretos. Sem um layout eficiente e processos claros, os itens podem ser movidos para locais errados ou esquecidos.
A falta de treinamento adequado dos colaboradores e o uso incorreto de tecnologias, como sistemas ERP e coletores de dados, também contribuem significativamente para a perda de acuracidade, pois dificultam a atualização precisa e o rastreamento dos produtos.
Por fim, problemas de etiquetagem, como códigos de barras mal configurados ou informações inconsistentes nos rótulos, dificultam a identificação correta dos itens. Sem uma etiquetagem clara e padronizada, produtos semelhantes podem ser confundidos, gerando falhas na gestão de estoque e comprometendo a precisão das informações.
Tecnologias que ajudam a melhorar a acuracidade de estoque
As tecnologias são fundamentais para a redução de discrepâncias e a otimização de estoque, garantindo maior controle e precisão nas operações.
Sistemas de gestão de estoque, como o ERP (Enterprise Resource Planning), automatizam o rastreamento de produtos e centralizam as informações em tempo real, minimizando erros manuais. Esses sistemas integram toda a cadeia de suprimentos, facilitando o planejamento de recursos e melhorando o controle de inventário.
Além do ERP, ferramentas como coletores de dados com RFID (Identificação por Radiofrequência) e códigos de barras são essenciais para o rastreamento preciso dos itens, o que diminui a probabilidade de erros e discrepâncias.
Essas tecnologias permitem uma contagem cíclica mais eficaz, garantindo uma otimização de estoque constante, ao passo que o inventário em tempo real melhora a gestão e a acuracidade do estoque, promovendo uma operação mais eficiente e confiável.
Saiba mais: Como a tecnologia está mudando as regras do jogo na logística
Como fazer auditorias regulares para garantir a acuracidade de estoque
A auditoria de estoque periódica ajuda a garantir a precisão do inventário ao identificar divergências entre o estoque físico e o registrado no sistema. Auditorias frequentes também ajudam a identificar padrões de erro e implementar melhorias nos processos internos.
Com a ajuda de ferramentas tecnológicas, como sistemas de ERP e coletores de dados, essas auditorias podem ser feitas de forma contínua, permitindo que problemas sejam corrigidos antes que impactem negativamente o desempenho da empresa.
Dicas de ações para manutenção do estoque
Para te ajudar, separamos algumas dicas para elevar a Acuracidade de Estoque:
Primeira dica e mais valiosa: monitore bem todas as saídas e entradas do estoque é a ação que gera as principais perdas, erros de conferências e lançamentos.
Entenda seus processos
O primeiro passo para aumentar a Acuracidade de Estoque é entender seus processos existentes. Ao identificar onde já existem ineficiências em sua operação, você pode criar uma estratégia para enfrentar e otimizar os fatores relevantes.
Reduza o manuseio dos produtos
Determine o número de pontos de contato que cada produto possui durante sua jornada pelo armazém e tente reduzi-los para o mínimo possível. Quanto mais vezes os funcionários interagem com um produto, maior a probabilidade de ele ser extraviado ou de ser incorretamente registrado.
Se você estiver usando processos manuais para rastrear seu estoque, trabalhar para diminuir o número de pontos de contato é uma boa maneira de reduzir temporariamente o risco de erro humano.
Identifique corretamente os produtos
Outro passo importante é garantir que os nomes, números e descrições dos itens sejam consistentes em todos os locais em que aparecerem. Uma maneira mais avançada de identificar itens com exclusividade é através do código de barras.
Ao aplicar códigos de barras aos seus produtos (e aos seus respectivos locais de armazenamento), o armazenamento e a separação se tornam mais rápidos e assertivos. Com essa opção, não há espaço para ambiguidade.
Implemente contagens cíclicas
É muito importante fazer contagens periódicas do estoque, de modo a identificar pequenas divergências e fazer as correções antes que se tornem grandes prejuízos. Muitas empresas optam por fazer apenas uma contagem ao ano (inventário geral), tendo que parar a operação para realizá-la. E, em muitos casos, quando as perdas são identificadas, já é tarde demais para fazer ajustes e evitar os prejuízos.
Discipline seus funcionários
Todos os colaboradores que fazem o manuseio dos produtos devem ter em mente a manutenção da alta acuracidade do estoque. Para isso, é importante oferecer treinamentos mostrando como eles devem cumprir os procedimentos de controle e segurança.
Priorize bons processos e conte com a tecnologia
Alcançar um alto índice de acuracidade de estoque é um dos pilares para que o seu negócio tenha sucesso. Portanto, priorize esse indicador, faça a sua medição periodicamente e busque um bom controle e a segurança dos produtos armazenados.
Quando necessário, reavalie seus processos operacionais e administrativos. E não se esqueça de que a tecnologia é uma grande aliada, ajudando a evitar erros e a identificar divergências a tempo de serem corrigidas.
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