Fazer a gestão do estoque de forma eficiente é um dos pilares para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor.
Um sistema de gestão de estoque vai além de simples registros de entrada e saída de produtos: ele otimiza processos, minimiza perdas e garante que os itens certos estejam disponíveis no momento certo.
Com a automatização dessas atividades, as empresas ganham em agilidade, precisão e controle, fatores fundamentais em um mercado cada vez mais competitivo.
O que é um sistema de gestão de estoque?
O sistema de gestão de estoque é uma ferramenta que controla o fluxo de produtos, matérias-primas e insumos de uma empresa.
Ele automatiza tarefas como entrada, saída e movimentação de itens, garantindo que sempre haja a quantidade necessária disponível para manter a operação fluida. Além disso, monitora prazos de validade, transferências de insumos entre setores e a rastreabilidade dos produtos.
Esse sistema se tornou indispensável para empresas que precisam de precisão no controle de seus estoques, evitando desperdícios e otimizando o uso de espaço físico. Automatizar essas operações reduz significativamente erros humanos e contribui para uma gestão mais eficaz.
Quais são as principais funções de um sistema de controle de estoque?
Um software de gestão de estoque desempenha várias funções que tornam o processo mais ágil e organizado, impactando diretamente a eficiência e lucratividade da operação.
Produção integrada ao estoque
O sistema sincroniza a quantidade de matéria-prima com as necessidades da produção. Essa automatização evita que a linha de produção pare por falta de insumos e garante que os níveis de estoque sejam mantidos dentro do ideal. Assim, é possível prever quando será necessário reabastecer o estoque, evitando desperdícios e excessos.
Vendas e faturamento integrados ao estoque
Cada venda realizada impacta automaticamente o estoque, ajustando-o em tempo real. Dessa forma, a empresa sempre tem uma visão clara e atualizada sobre a disponibilidade dos produtos, evitando vendas de itens que já estão em falta.
O sistema também facilita o processo de faturamento, integrando a operação de vendas e garantindo que o fluxo de caixa acompanhe o fluxo de mercadorias de forma eficiente.
Controle de estoque de terceiros e vice versa
Empresas que dependem de armazenagem ou logística de terceiros podem monitorar esses estoques como se estivessem em seus próprios armazéns. O sistema de controle de estoque permite que a movimentação de produtos seja rastreada com precisão mesmo fora das instalações da empresa, garantindo total visibilidade e evitando problemas como atrasos na entrega ou falta de produtos para revenda.
Requisição de material
O sistema facilita a comunicação entre departamentos, automatizando as solicitações de insumos e matérias-primas. Com um fluxo de requisições bem organizado, é possível evitar gargalos na produção, já que o sistema avisa antecipadamente sobre a necessidade de novos materiais, eliminando a burocracia e acelerando os processos internos.
Benefícios e a importância de ter um sistema de controle de estoque
Adotar um sistema de controle de estoque eficiente vai muito além de simplesmente manter registros: ele otimiza a operação como um todo, assegurando que todos os processos fluam de forma organizada e sem interrupções. Veja as principais vantagens do controle de estoque a seguir:
Evita atrasos na entrega e falhas na venda
Produtos fora de estoque ou indisponíveis frustram clientes e podem resultar em oportunidades perdidas de vendas. Um bom sistema de controle de estoque atualiza em tempo real a quantidade de itens disponíveis, evitando essas falhas e garantindo que os produtos estejam sempre prontos para atender à demanda. Esqueça o risco de perder clientes para a concorrência.
Evita problemas na compra e atrasos na produção
A falta de insumos é um dos principais motivos de atrasos na produção. O sistema monitora o uso de matéria-prima e gera alertas para reposição antes que o estoque chegue ao fim, garantindo que as compras sejam feitas no momento certo. Essa abordagem mantém a linha de produção ativa e sem interrupções, além de evitar compras emergenciais que podem sair mais caras.
Evita perdas e desvios
Ao rastrear a movimentação dos produtos desde a entrada até a venda, o sistema de controle de estoque ajuda a evitar extravios, desvios e perdas de produtos, como aqueles que expiram devido ao prazo de validade.
Esse controle rígido minimiza prejuízos, ao mesmo tempo que garante que os produtos corretos sejam enviados dentro dos prazos, proporcionando mais segurança e confiabilidade para o negócio.
Ganha rastreabilidade de produtos
Em casos de recall ou auditorias de qualidade, a rastreabilidade dos produtos se torna essencial. O sistema permite identificar cada lote de produto, sua origem e destino, facilitando o processo de controle e garantindo que a empresa esteja preparada para reagir rapidamente a qualquer problema com mercadorias. Esse cuidado também melhora a confiança do cliente e ajuda a evitar crises maiores.
Mantém o estoque em níveis ideais de projeção
Um dos maiores desafios para as empresas é manter o equilíbrio entre excesso e falta de estoque. O sistema ajusta os níveis de estoque conforme as projeções de vendas e demanda, otimizando o uso do espaço e o capital de giro. A vantagem? Evitar que o dinheiro da empresa fique parado em produtos que não estão sendo vendidos e garantir que nunca faltem itens essenciais.
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Quais são os 8 tipos de gestão de estoque?
Existem diferentes abordagens para a gestão de estoque, cada uma adaptada a necessidades específicas de negócios e setores. Escolher o método certo pode otimizar processos, reduzir custos e melhorar a eficiência da operação.
Abaixo, apresentamos oito tipos de gestão de estoque, cada um com características próprias para ajudar sua empresa a encontrar o equilíbrio ideal entre oferta e demanda.
1. Sistema de Gestão Empresarial (ERP)
O ERP (Enterprise Resource Planning) é uma solução abrangente que integra todas as áreas da empresa, como compras, vendas, finanças e produção. No contexto de gestão de estoque, ele oferece uma visão global, permitindo que a empresa mantenha o estoque sempre alinhado com a demanda e as operações internas.
Esse tipo de sistema automatiza processos, evita duplicidade de dados e melhora a tomada de decisões ao fornecer informações atualizadas sobre o inventário, incluindo a movimentação de produtos e a necessidade de reposição.
2. Sistema de Gestão de Armazenagem (WMS)
O WMS (Warehouse Management System) é voltado especificamente para a otimização do gerenciamento do armazém.
Ele facilita a organização e a distribuição interna dos produtos, garantindo que os itens sejam armazenados de maneira eficiente e a movimentação de entrada e saída seja ágil.
O WMS ajuda a reduzir erros, minimizar o tempo de busca por produtos e melhorar a logística empresarial, o que resulta em maior eficiência operacional e menor custo de armazenagem.
3. Método Just in Time (“no momento certo”)
O Just in Time (JIT) é um método que mantém em estoque apenas o que é necessário, com base na demanda imediata da produção ou das vendas.
O objetivo da redução de estoque é minimizar ao máximo os custos com armazenagem e o risco de acúmulo de produtos. Nesse sistema, os insumos chegam “no momento certo”, de acordo com a programação, o que exige uma gestão de fornecedores muito eficiente.
É um método que minimiza desperdícios e aumenta o fluxo de caixa da empresa, pois o capital não fica preso em estoque excessivo.
4. Primeiro que Entra Primeiro que Sai (PEPS / FIFO)
O FIFO (First In, First Out) ou PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) é ideal para a gestão de produtos perecíveis ou sensíveis ao tempo.
Nesse sistema, os primeiros itens a entrarem no estoque são os primeiros a serem vendidos ou utilizados, garantindo que os produtos mais antigos não sejam deixados de lado e corram o risco de estragar. Isso ajuda a evitar perdas e é uma prática amplamente adotada em setores como o alimentício e o farmacêutico.
5. Último que Entra Primeiro que Sai (UEPS / LIFO)
O LIFO (Last In, First Out) ou UEPS (Último que Entra, Primeiro que Sai) é mais usado para produtos que não possuem prazo de validade, como materiais de construção ou peças de reposição.
Aqui, os itens mais novos são vendidos ou utilizados primeiro, enquanto os mais antigos permanecem no estoque. Esse método pode ser útil para negócios que lidam com oscilações de preço, já que ajuda a vender os produtos mais recentes, geralmente adquiridos por um preço mais competitivo.
6. Primeiro a Vencer Primeiro a Sair (FEFO / PVPS)
No método FEFO (Primeiro a Vencer, Primeiro a Sair), ou PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai), a prioridade é dada aos produtos com data de vencimento mais próxima.
Esse sistema é essencial para evitar perdas em empresas que trabalham com itens perecíveis ou que têm um ciclo de vida curto, como alimentos, medicamentos ou cosméticos.
A gestão eficiente desses prazos permite que a empresa minimize desperdícios e garanta que os produtos cheguem ao cliente em perfeitas condições.
7. Sistema Automatizado de SRM
O SRM (Supplier Relationship Management) é um sistema automatizado que foca na gestão e otimização da relação com fornecedores. Ele garante que as compras sejam realizadas no momento certo, evitando excessos ou falta de insumos.
O SRM ajusta automaticamente os pedidos com base na demanda e nos níveis de estoque, reduzindo a dependência de controles manuais e evitando erros que possam comprometer a produção. Além disso, melhora a negociação e o relacionamento com fornecedores, já que a empresa pode planejar suas compras com mais precisão.
8. Código de barras
O uso de código de barras é uma solução simples, mas extremamente eficaz para a gestão de estoque. Ele facilita o registro de entrada e saída de produtos de maneira automatizada, eliminando a possibilidade de erros manuais e aumentando a precisão dos dados de estoque.
Cada item é identificado de forma única, permitindo um controle mais rigoroso sobre a movimentação e a rastreabilidade de cada produto, além de agilizar os processos de contagem e auditoria.
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Quais são os tipos de sistemas de controle de estoque?
A escolha de um sistema de controle de estoque adequado é fundamental para otimizar a operação e evitar perdas.
Com diferentes opções disponíveis, desde soluções básicas até softwares mais complexos, cada uma tem vantagens e limitações que podem se ajustar às necessidades do negócio.
Vamos explorar os principais tipos de sistemas de controle de estoque para entender qual é o ideal para sua empresa.
Planilhas
Simples e acessível, a planilha é uma opção prática para pequenos negócios que ainda estão começando a estruturar seu controle de estoque. O uso de planilhas, como Excel ou Google Sheets, oferece um registro manual da movimentação de insumos e produtos, permitindo organizar informações sobre quantidade, data de entrada e saída, e prazos de validade.
Apesar de ser uma solução econômica, não oferece automação e pode estar sujeita a erros humanos, além de demandar muito tempo para atualizações constantes.
Empresas com estoques mais dinâmicos tendem a encontrar limitações nesse formato, pois a falta de integração dificulta o acompanhamento em tempo real.
Sistemas desktop sem integração
Um passo além das planilhas, os sistemas desktop de controle de estoque oferecem ferramentas mais robustas para gerenciar produtos, insumos e prazos. Eles funcionam localmente no computador, sem necessidade de conexão com a internet, e permitem o controle de dados de forma mais organizada.
A principal desvantagem, no entanto, está na falta de conectividade em tempo real e na não integração com outros setores, como vendas e compras. Sem essa sincronia, o processo de atualização de informações continua manual, e o controle pode ficar fragmentado, gerando falhas em casos de estoque distribuído ou múltiplos usuários.
ERP em nuvem
O ERP em nuvem (Enterprise Resource Planning) é a solução mais moderna e eficiente para a gestão de estoque, integrando todos os setores da empresa, como compras, vendas, produção e finanças, em uma única plataforma.
Este sistema oferece atualizações em tempo real, acessíveis de qualquer lugar, o que garante transparência e agilidade nas operações. Um dos principais benefícios do ERP em nuvem é a automatização de processos, como a atualização automática de produtos vendidos ou recebidos, rastreamento de lotes e prazos, e previsões baseadas em dados históricos.
Além disso, a integração com dispositivos móveis permite um acompanhamento rápido e eficiente, reduzindo erros e otimizando a operação. Apesar de ser uma solução mais avançada e, geralmente, com um custo maior, o retorno sobre o investimento é visível em médio e longo prazo, à medida que a empresa cresce e ganha mais controle sobre o estoque e os fluxos de trabalho.
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Como escolher o sistema de controle de estoque ideal para a sua empresa?
Escolher o sistema de controle de estoque correto é uma decisão estratégica que afeta diretamente a eficiência e os resultados de uma operação. Envolve uma análise criteriosa de diferentes fatores, desde a capacidade de automação até a integração com outros setores.
Abaixo, você encontrará os principais pontos a serem considerados para tomar uma decisão informada.
A depender da necessidade da empresa
O primeiro passo é avaliar a escala e complexidade da operação. Empresas que lidam com um grande volume de produtos ou insumos, ou que possuem operações distribuídas em várias unidades, precisam de um sistema mais sofisticado, capaz de gerenciar o estoque em tempo real e evitar gargalos.
Por outro lado, negócios menores podem optar por soluções mais simples, que cubram apenas as funções essenciais. A rotatividade do estoque, a quantidade de matéria-prima envolvida, e os processos de movimentação de produtos são aspectos a serem analisados antes da escolha.
Analisar as funcionalidades de cada um
Um bom sistema de gestão de estoque deve ir além de registrar entradas e saídas. Priorize soluções que ofereçam automatização de tarefas como rastreamento de lotes, controle de validade, integração com compras e vendas, e geração automática de relatórios.
Funcionalidades como a rastreabilidade dos produtos e a gestão de insumos são fundamentais para evitar falhas operacionais e melhorar a previsibilidade do estoque. Escolher um sistema que ofereça uma visão integrada do processo garante que sua empresa não fique vulnerável a erros de estoque ou perda de produtos.
Analisar o custo de cada um
O valor investido em um sistema de gestão de estoque deve ser analisado considerando o retorno potencial. Soluções mais robustas podem exigir um maior investimento inicial, mas, a longo prazo, ajudam a reduzir perdas, aumentar a eficiência e diminuir os custos operacionais.
A ideia é equilibrar o que sua empresa pode investir com os benefícios oferecidos, garantindo que o sistema seja capaz de escalar com o crescimento do negócio, sem comprometer o orçamento.
Buscar sistemas com fácil usabilidade
A usabilidade do sistema é um fator essencial. Uma solução complexa pode exigir treinamentos demorados e dificultar a adoção pelos colaboradores, enquanto sistemas intuitivos agilizam o uso e aumentam a produtividade.
O ideal é que o software tenha uma interface simples e ofereça funcionalidades claras, para que os colaboradores possam operar sem dificuldades, evitando erros e reduzindo o tempo gasto em tarefas manuais. Quanto mais fácil de usar, mais rápido sua empresa aproveitará os benefícios do sistema.
Integração com outros dispositivos e sistemas
Para garantir uma gestão mais eficiente, é importante que o sistema de controle de estoque escolhido tenha a capacidade de integrar-se com outros sistemas já utilizados pela empresa, como ERP, CRM ou WMS.
Essa integração facilita a comunicação entre os diferentes setores, permitindo que informações importantes sobre estoque, vendas, finanças e logística estejam sempre sincronizadas.
A conectividade com dispositivos móveis e plataformas de e-commerce também pode ser um diferencial para negócios que operam com vendas online e necessitam de atualizações instantâneas.
Avaliar o suporte da empresa contratante
Por fim, escolha um fornecedor que ofereça suporte técnico confiável e acessível. Isso garante que, em caso de dúvidas ou problemas com o sistema, sua empresa possa contar com um atendimento rápido e eficiente, evitando interrupções nas operações.
O suporte técnico também é importante para atualizações do sistema, assegurando que sua empresa esteja sempre utilizando as funcionalidades mais recentes e seguras.
Com o auxílio de ferramentas de gestão de estoque avançadas, sua empresa pode alcançar novos níveis de eficiência operacional e competitividade.
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